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いろいろな伝票を会計や販売管理システムに楽々入力「楽々QR伝票入力」

 「楽々QR伝票入力」は会計システムや販売管理システムにQRコードを使って楽々と伝票に記載された内容を入力するソフトウェアです。例えば「PCA会計X」※1に伝票上のQRコードを読み取るだけで伝票の内容を読み込むことができます。また「PCA商魂X」※2、「PCA商管X」※2も同様に可能です。さらに、その他のPCA以外の市販のシステムやお客様独自のシステムでも対応可能です※3。
 例えば、社員の出張や交通費清算の伝票上にQRコードを作成し、スキャナーでQRコードを読み取るだけで会計システムに伝票の内容を入力したり、納品伝票上のQRコードを読み取るだけで販売管理システムに伝票の内容を入力することができます。「楽々QR伝票入力」は伝票入力作業の効率化と入力ミスの防止に大きな威力を発揮します。


※1 「PCA会計X」はピー・シー・エー株式会社の製品です。
※2 「PCA商魂X」と「PCA商管X」はピー・シー・エー株式会社の製品です。
※3 会計システムや販売管理システム側でCSV形式やタブテキスト形式などのテキストデータによる外部入力機能が必要になります。

伝票処理のワークフロー

 社員の交通費清算など経理関係の伝票処理を例に取り「楽々QR伝票入力」のワークフローを説明します。
 経理部門でExcelで交通費や出張清算の等QRコード付き伝票フォームを作成し社員に配布します。社員は交通費や出張清算等の伝票を伝票フォームに入力することにより作成します。このとき伝票にはQRコードが自動的に作成されます。その後印刷して上長の検印を受け経理部門に伝票が回ります。経理部門では伝票上のQRコードをハンディスキャナ等で読み込み経理システムに伝票データを入力します。以上で経理システムに伝票上のデータが取り込まれ後は今までと同様に既存のシステムで経理処理が行われます。


 納品書の様に他社と伝票をやり取りする場合も上記と同じ様なフローになります。即ち調達部門等でQRコード付き納品伝票フォームを作成し取引先に配ります。取引先で納品フォームにデータを入力し納品書※1を作成します。このとき納品書にQRコードが自動的に作成されます。次に納品時に納品書を受け取り、納品伝票上のQRコードを読み取り販売管理システムや在庫管理システムに取り込みます。

1) 「楽々QR伝票入力」で作成したExcel伝票フォームを社員に配ります。
2) 社員はExcel伝票の交通費清算や出張旅費清算にデータを入力します。
3) 入力した伝票を印刷します。
4) 上長の検印を受けます。
5) 経理部門に送付します。
6) 経理部門で集まった伝票の数だけQRコードを読み取ります。
7) 「楽々QR伝票入力」により読み取った全ての伝票がテキストファイルに出力されます。
8) 会計システムでテキストファイルを読み込み、読み込んだ伝票分の伝票データを取り込みます。

※1 納品伝票フォームにシステムのマスターを取り込んで作成することも可能です。また受領書と一体化した伝票フォームを作成することも可能です。

伝票フォームを配ります・無償で配布可能

 伝票フォームはExcelファイルでありメールに添付したり、ホームページからダウンロードしたりして配布します。※1
この際、伝票配布先のライセンスは不要で無償で配ることができます。


・製品付属のExcel伝票フォームはQRコードの自動作成機能を備えており、社員全員に配布出来ます。
・「楽々QR伝票入力」をインストールしたパソコンで伝票フォームを修正することが可能です。(伝票フォームの配布先では行・列の追加等の修正はできません)
※1 伝票フォームを配布先で開くには製品付属の配布先インストーラーで配布先システムをインストールしておく必要があります。なお配布先インストーラーは管理者でないユーザーでもインストールできるスクリプト形式になっています。

QRコード付き伝票の入力と印刷

 QRコード付き伝票フォームには予めQRコードが作成できるしくみがあり、フォームの所定の場所(セル)にデータを入力すると、内容に従いQRコードが自動的に作成され、印刷するとそのままQRコードが印刷されます。QRコードに変換する伝票フォームの所定の場所は伝票フォーム作成時に指定します。例えば納品伝票では伝票番号、日付、製品コード、数量等がそれに当たります。なお、配布先で伝票フォームを行や列等を入力して修正することはできません。
 

1) 各ユーザは自分のパソコンでExcel伝票フォームにデータを入力します。
2) 入力したデータに従って、QRコードが自動作成されます。
3) シートを印刷しするとQRコード付きの伝票が印刷されます。

QRコード付き伝票の読み込み

 伝票上のQRコードは製品付属の「QRコードリーダファイル出力」によりテキストデータに出力することが出来ます。このとき伝票一枚につきテキストデータを一行出力するので伝票枚数と同じ行数のテキストデータが作成されます。従ってこのテキストデータを読み込めば一度に沢山の伝票データをシステムに取り込むことが出来ます。※1※2

納品伝票や受領伝票にQRコードを作成

1) 製品付属の「QRコードリーダーファイル出力」により伝票のQRコード読み取ります。
2) 読み取ったQRコード1個は上図の赤枠1行に相当するテキストデータに変換されます。
3) 全ての伝票を読み取ったら、会計システムや販売管理システムの入力形式に従ったテキストファイルに出力します。
4) 会計システムや販売管理システムでテキストファイルを読み込み、伝票データをシステムに取り込みます。
※1 出力するテキストフォーマットはテキストデータを取り込むシステムにより変わる為、予めシステム固有の設定をしておく必要があります。
※2 システムにテキスト入力機能が無い場合は「楽々QR伝票入力」は機能しません。
   但し、PCAを始めほとんどの市販のシステムではテキスト入力機能があります。

伝票サンプル

 「楽々QR伝票入力」付属の会計システムに使用する出張清算など社内伝票のサンプルを以下に掲載します。ワークフローより安価で構築でき社内移動によるメンテナンス費用も少なくできます。サンプル伝票はダウンロードできます。

出張清算 交通費 一般経費
   

・上記サンプル伝票ファイル(Excel)のダウンロード→こちら
・ご注意:上記サンプルファイルは「楽々QRマスター」の評価版又は「楽々QRセルズ」の評価版をダウンロードインストールしてから開いてください。

動作環境

「楽々QR伝票入力」は以下の環境で動作します。
・Microsoft Office2000、Office2002、Office2003、Office2007、Office2010、Office2013、Office2016
・Microsoft Windows2000、WindowsXP、WindowsVista、Windows7、Windows8、Windows8.1、Windows10
・既存のシステムへの組み込みも容易です。お客様の業務の大幅効率アップにご検討ください。
・伝票フォームはお客様が作成されることになりますが、弊社で請け負いも可能です。

「楽々QR伝票入力」の価格はお客様の環境により変わりますのでご承知下さい。
お見積やご質問などのお問い合わせはこちらです。→お問い合わせ